團隊政機關(guān)公文格式標準
提高團隊政機關(guān)公文的規(guī)范化、標準化水平,2012年6月29日,國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會發(fā)布了《團隊政機關(guān)公文格式》國家標準(GB/T9704-2012)。該標準于2012年7月1日起正式實施。此標準是對國標《國家行政機關(guān)公文格式》(GB/T9704-1999)的修訂,對公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體規(guī)定。特別是將團隊政機關(guān)公文用紙統(tǒng)一為國際標準A4型,首次統(tǒng)一了團隊政機關(guān)公文格式要素的編排規(guī)則,使團隊政機關(guān)公文的表現(xiàn)形式更加規(guī)范。
1.公文用紙幅面尺寸及版面要求
1.1幅面尺寸
公文用紙采用A4型紙,其成品畫幅尺寸為:210mm×297mm。
1.2版面
1.2.1頁邊與版心尺寸
公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37mm±1mm,訂口(左白邊)為28mm±1mm,版心尺寸為156mm×225mm。
1.2.2字體和字號
如無特殊說明,公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。
1.2.3行數(shù)和字數(shù)
一般每面排22行,每行排28個字,并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。
1.2.4文字的顏色
如無特殊說明,公文中文字的顏色均為黑色。
2.印刷裝訂要求
2.1印刷要求
雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標BL100%,紅色油墨應(yīng)達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無劃痕。
2.2裝訂要求
公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂,不掉頁,兩頁頁碼之間誤差不超過4mm,裁切后的成品尺寸誤差±2mm,四角成90°,無毛茬或缺損。
騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng):
(a)訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處,允許誤差±4mm;
(b)無壞釘、漏釘、重釘,釘腳平伏牢固;
(c)騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上,平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm--5mm。
包本裝訂公文的封皮(封面、書脊、封底)與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。
3.公文格式各要素編排規(guī)則
3.1公文格式各要素的劃分
標準將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭;公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。
頁碼位于版心外。
3.2版頭
3.2.1份號
如需標注份號,一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字,頂格編排在版心左上角第一行。
3.2.2密級和保密期限
如需標注密級和保密期限,一般用3號黑體字,頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標注。
3.2.3緊急程度
如需標注緊急程度,一般用3號黑體字,頂格編排在版心左上角;如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
3.2.4發(fā)文機關(guān)標志
由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
發(fā)文機關(guān)標志居中排布,上邊緣至版心上邊緣為35mm,推薦使用小標宋體字,顏色為紅色,以醒目、美觀、莊重為原則。
聯(lián)合行文時,如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱,一般應(yīng)當(dāng)將主辦機關(guān)名稱排列在前;如有“文件”二字,應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè),以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。
3.2.5發(fā)文字號
編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置,居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標注;年份應(yīng)標全稱,用六角括號“〔〕”括入;發(fā)文順序號不加“第”字,不編虛位(即1不編為01),在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。
上行文的發(fā)文字號居左空一字編排,與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。
3.2.6簽發(fā)人
由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成,居右空一字,編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置?!昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字,簽發(fā)人姓名用3號楷體字。
如有多個簽發(fā)人,簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排,一般每行排兩個姓名,回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。
3.2.7版頭中的分隔線
發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。
3.3主體
3.3.1標題
一般用2號小標宋體字,編排于紅色分隔線下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,長短適宜,間距恰當(dāng),標題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。
3.3.2主送機關(guān)
編排于標題下空一行位置,居左頂格,回行時仍頂格,最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時,應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)名稱移至版記,標注方法見3.4.2。
3.3.3正文
公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字,編排于主送機關(guān)名稱下一行,每個自然段左空二字,回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。
3.3.4附件說明
如有附件,在正文下空一行左空二字編排“附件”二字,后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件,使用阿拉伯?dāng)?shù)字標注附件順序號(如“附件:1.xx”);附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時,應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。
3.3.5發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章
3.3.5.1加蓋印章的公文
成文日期一般右空四字編排,印章用紅色,不得出現(xiàn)空白印章。
單一機關(guān)行文時,一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名,印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期,使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。
聯(lián)合行文時,一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置,并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名,最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期,印章之間排列整齊、互不相交或相切,每排印章兩端不得超出版心,首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。
3.3.5.2不加蓋印章的公文
單一機關(guān)行文時,在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名,在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期,首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字,如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名,應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排,并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。
3.3.5.3加蓋簽發(fā)人簽名章的公文
單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時,在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章,簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務(wù),以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。
聯(lián)合行文時,應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章,其余機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排,與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊;每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章;簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標注全稱。
簽名章一般用紅色。
3.3.5.4成文日期中的數(shù)字
用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標全,年份應(yīng)標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01)。
3.3.6附注
如有附注,居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
3.3.7附件
附件應(yīng)當(dāng)另面編排,并在版記之前,與公文正文一起裝訂?!案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件與正文不能一起裝訂,應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。
3.4版記
3.4.1版記中的分隔線
版記中的分隔線與版心等寬,首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0.35mm),中間的分隔線用細線(推薦高度為0.25mm)。首條分隔線位于版記中第一個要素之上,末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。
3.4.2抄送機關(guān)
如有抄送機關(guān),一般用4號仿宋體字,在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱,回行時與冒號后的首字對齊,最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。
如需把主送機關(guān)移至版記,除將“抄送”二字改為“主送”外,編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時,應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行,之間不加分隔線。
3.4.3印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期
印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字,編排在末條分隔線之上,印發(fā)機關(guān)左空一字,印發(fā)日期右空一字,用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標全,后加“印發(fā)”二字。
版記中如有其他要素,應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。
3.5頁碼
一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字,編排在公文版心下邊緣之下,數(shù)字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時,頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。
【操作圖解】
一、頁面設(shè)置
1.選擇“文件”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽,上:3.7厘米,下:3.5厘米,左:2.8厘米,右:2.6厘米。
2.選擇“紙張”附簽,“紙張大小”設(shè)成“A4”。
3.選擇“版式”附簽,將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”,“頁腳”設(shè)置成“2.5厘米”。
4.選擇“文檔網(wǎng)格”附簽,“字體設(shè)置”,“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號”設(shè)置成“三號”,單擊“確定”按鈕。
5.進入“文檔網(wǎng)格”附簽,選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”,將“每行”設(shè)置成“28”個字符;“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕,這樣就將版心設(shè)置成了以三號仿宋體為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。
二、插入頁號
1.選擇“插入”——“頁碼”,“位置”設(shè)置為“頁面底端(頁腳)”,“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。
2.然后單擊“格式”按鈕,“數(shù)字格式”設(shè)置為-1-,-2-,-3-顯示格式,單擊“確定”按鈕,再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。
3.雙擊頁碼,選中頁碼(包括左右兩條短線),將頁碼字號設(shè)置成“四號”;字體為宋體的阿拉伯?dāng)?shù)字;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字,偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。
三、文號制作
1.平行文或下行文號:文號——三號仿宋、居中顯示,編排在發(fā)文機關(guān)標識下空二行位置。
2.上行文文號:文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發(fā)人——三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個字的距離,編排在發(fā)文機關(guān)標識下空二行位置。
注:文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法:選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽,找到六角符號后,將光標置于準備插入的地方,單擊“插入”按鈕即可。
四、公文正文排版
制作公文正文內(nèi)容:正文內(nèi)容根據(jù)實際需求,可以直接錄入文字,也可以從其他軟件中將文字復(fù)制進來,但必須遵循以下國家標準:
1.標題——2號小標宋字體,居中顯示,編排于紅色分隔線下空二行位置。
2.主送機關(guān)——3號仿宋字體,居左頂格,冒號使用全角方式,編排于標題下空一行位置。
3.正文——3號仿宋字體。
4.文種結(jié)構(gòu)層次——依次用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注。一級標題用3號黑體字,二級標題用3號楷體,三級和四級和正文一樣用3號仿宋。
5.附件——是正文內(nèi)容的組成部分。3號仿宋字體,在正文下空一行,左空2字編排,“附件”二字后標全角冒號和附件名稱,附件名稱后不標注標點符號。
6.發(fā)文機關(guān)署名——3號仿宋字體,距最后一行正文內(nèi)容3個空行放置,以成文日期為準居中編排。
7.成文日期——3號仿宋字體,發(fā)文機關(guān)下方右空4個字格編排。
8.印章——加蓋端正,以成文日期中心為準,印章下端壓成文日期。
五、版記制作
1.選擇“表格”——“插入”——“表格”,設(shè)置“列數(shù)”為1,“行數(shù)”為2。
2.選中表格,單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽,“對齊方式”設(shè)置為“居中”。
3.然后單擊“邊框和底紋”按鈕,在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中,豎線取消;同時,設(shè)置第一行和最后一行下線的寬度為1?磅,中間一行下線寬度為?磅,點擊“確定”。
4.進入“表格屬性”——“列”附簽,設(shè)置指定寬度為15.6厘米,點擊確定。
5.在制作成功的表格第一行,輸入主送單位、抄送單位,用4號仿宋體字,編排在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行,左右各空一字編排,回行時與冒號后的首字對齊,最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號;表格第二行,輸入印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期,用4號仿宋體字,印發(fā)機關(guān)左空一字,印發(fā)日期右空一字后加“印發(fā)”二字。
主送:市z府
抄送:×××××、×××××、××××、××××、××××、×××××。
××市××××局201X年X月X日
注:因現(xiàn)行的規(guī)范是要求公文雙面打印的,因此公文的最后一頁必定是偶數(shù)頁,也就是如果公文在奇數(shù)頁完結(jié),則要版記排在背面的偶數(shù)頁,否則背面偶數(shù)頁空白,不是一個整體。
六、打印設(shè)置
機關(guān)公文打印采用雙面印刷,左側(cè)裝訂,現(xiàn)有大部分打印設(shè)備只具備單面打印功能,請按以下步驟設(shè)置文本打印。
1.選擇“文件”——“打印”——“打印(R)”,設(shè)置奇數(shù)頁,點擊“確定”。
2.將打印完畢的奇數(shù)頁文件,空白背面按順序疊放,放置打印設(shè)備送紙盒。
3.選擇“文件”——“打印”——“打?。≧)”,設(shè)置偶數(shù)頁,點擊“確定”。
附:機關(guān)正式公文格式圖解
(來源:國家標準化管理委員會)
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